Politique de vie privée

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Date d’entrée en vigueur : 26 janvier 2021

Section I - Qui sommes-nous et comment nous contacter ?

Objet de la politique de vie privée.

Bonjour et bienvenue,

Merci de prendre le temps de lire notre politique de vie privée avant de décider ou non de nous communiquer vos données personnelles. Une donnée personnelle est une donnée permettant de vous identifier directement ou indirectement.

Ce document vous explique qui nous sommes, la façon dont nous collectons et utilisons vos données personnelles ainsi que vos droits individuels dans le cadre du respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et de la législation prise en exécution de ce règlement.

Cette politique de vie privée fait partie intégrante de nos Termes et Conditions accessibles sur notre site internet : www.admeet.eu

Les personnes concernées par cette politique de vie privée sont :

  • Nos clients actuels ou passés.
  • Nos prospects.
  • Les utilisateurs de notre site internet.
    • ADMEET www.admeet.eu
  • Les utilisateurs de notre logiciel.
    • ADMEET
  • Nos fournisseurs.
  • Nos partenaires.
  • Nos candidats.

Qui sommes nous ?

Nous sommes responsables du traitement des données personnelles vous concernant :

ADRESTIA INVEST SRL

Avenue Louise 523
1050 Ixelles - Bruxelles

Belgique

Numéro d’identification : BE0663666971

Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions sur cette politique de vie privée et la façon dont nous utilisons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

Par email : privacy@admeet.eu

Par voie postale :

Avenue Louise 523
1050 Ixelles
Belgique

Mise à jour de la politique de vie privée.

Cette politique de vie privée peut être mise à jour régulièrement. En cas de modifications importantes, nous vous tiendrons informés via nos canaux de communications habituels. Sinon merci de consulter régulièrement notre site internet.

Pour rappel, cette politique de vie privée est entrée en vigueur le : 26 janvier 2021

Section II - Quelles données collectons-nous et comment ?

Catégories de données collectées.

Les catégories de données personnelles que nous collectons et traitons sont les suivantes :

  • Données relatives à l’identité des personnes.
  • Coordonnées de contact des personnes.
  • Données relatives au parcours professionnel.
  • Données de connexion.
  • Données relatives aux cookies et autres technologies similaires.
  • Données relatives au suivi de la relation commerciale.
  • Données traitées en vue de sollicitations commerciales.
  • Données relatives aux moyens de paiement et/ou aux transactions.
  • Données relatives aux avis des personnes.

Comment les données sont-elles collectées ?

Collecte directe : données personnelles obtenues directement auprès de vous dans les contextes suivants.

  • En devenant client.
  • En s’inscrivant à nos services (en ligne).
  • En s’abonnant à notre newsletter (en ligne).
  • En remplissant un formulaire (en ligne).
  • En utilisant nos produits et services.
  • En nous contactant via l’un de nos canaux.
  • En visitant notre site internet.
  • En postulant pour un emploi.
  • En répondant à une enquête de satisfaction client.
  • En signant un contrat avec nous (p. ex. fournisseurs, etc.)

Collecte indirecte : nous pouvons être amenés à collecter les catégories de données personnelles suivantes via des tiers.

  • Données relatives à l’identité des personnes.
  • Coordonnées de contact des personnes.
  • Données relatives au parcours professionnel.

Quelles catégories de tiers peuvent nous communiquer vos données personnelles et dans quel contexte ?

  • Un ou d’autres responsables de traitement :

    Dans le cadre de nos recrutements, nous pouvons être amenés à obtenir des données personnelles sur les candidats via des cabinets de recrutement ou des plateformes tierces telles que Linkedin.

Cookies et technologies similaires.

Les cookies sont des fichiers textes placés sur votre terminal quand vous utilisez notre site internet ou d’autres services. Pour en savoir plus sur l'utilisation des cookies et d’autres technologies similaires, veuillez consulter notre “Politique de Cookies”.

Section III - Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

Caractère obligatoire de la fourniture des données ?

Que se passe-t-il lorsque vous ne fournissez pas les données personnelles nécessaires à l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles entre vous et nous ?

Nous serions malheureusement dans l’impossibilité de vous fournir les biens et les services et contraint de refuser d’entrer dans une relation contractuelle avec vous.

Que se passe-t-il lorsque vous ne fournissez pas les données personnelles nécessaires au respect d’une ou plusieurs obligation(s) légale(s) qui nous incombe(nt) ?

Nous serions dans l’impossibilité de respecter une ou des obligations légales et/ou réglementaire(s) qui nous incombent et donc de vous fournir les biens et/ou les services.

Section IV - Que faisons-nous de vos données ?

Qui sont les destinataires des données ?

Dans le cadre des objectifs de traitement indiqués dans la Section III “Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?”, en plus de nos départements internes, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec les catégories de destinataires tiers suivants :

Nos sous-traitants et fournisseurs.

  • Prestataires de services d’hébergement informatique et site internet.
  • Prestataires informatiques et de maintenance informatique.
  • Prestataires d’analyse d’audience et d’optimisation de services en ligne.
  • Prestataires de solutions de support client.
  • Prestataires de solutions de gestion de base de données.
  • Prestataires de solutions de gestion de paiement en ligne.
  • Prestataires de solutions comptables et financières.
  • Prestataires de solutions d’envoi d’email automatisé et/ou de newsletter.
  • Prestataires de solutions d’enquêtes satisfaction client.
  • Prestataires de services en matière de recrutement.
  • Prestataires de solutions de sécurisation et de prévention des fraudes sur notre site internet (ex : captcha).
  • Prestataires de solutions d'organisation d'événements, de prise de rendez-vous en ligne et de vidéo conférence (ex : webinar).

D’autres organismes externes.

Des conseillers professionnels y compris des professions réglementées.

Des autorités publiques, pour nous conformer à une obligation légale ou procédure judiciaire.

Dans des cas précis, nous pouvons être amenés à partager vos données avec des autorités publiques ou gouvernementales, autorités de contrôle, des tiers impliqués dans une action en justice et des autorités judiciaires. Ce partage se fait uniquement dans les limites autorisées par la loi, pour nous conformer à une obligation légale ou procédure judiciaire ou faire respecter nos termes et conditions, protéger nos droits, notre vie privée, sécurité, ou autres.

Un nouvel acquéreur et ses conseillers, dans l’éventualité d’une cession de notre organisation.

Dans l’éventualité d’une cession, fusion, acquisition, ou consolidation de notre organisation, nous nous réservons le droit de divulguer vos données personnelles qui feront parties des actifs et pourront être transmis au nouvel acquéreur/vendeur, ainsi qu’à ses conseillers (p. ex. : avocats, auditeurs, banques ...).

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons vos données personnelles que pour le temps nécessaire au regard des objectifs pour lesquels elles sont traitées conformément à la Section III “Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?” et selon les critères suivants :

Gestion du dossier client nécessaire à la fourniture des biens et/ou des services.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion de la relation précontractuelle avec nos clients potentiels.

En cas de non conclusion du contrat, nous conservons les données précontractuelles pour une durée maximale de :

1 année

Gestion des réclamations, du service après-vente ou des garanties.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Communication avec le client dans le cadre de la fourniture des biens et/ou des services.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion de la création et de l'utilisation d’un espace utilisateur (ou espace client) en ligne.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion de la mise en œuvre de notre support clientèle ou de notre support IT.

Une fois le ticket de support fermé, nous ne conservons les données que pour une durée de :

6 mois

Gestion des avis des personnes sur les produits, services ou contenus.

Au retrait du consentement ou suivant une période d’inactivité ou d’absence d’interaction avec la personne concernée de :

3 années

Gestion des commandes des biens et/ou des services.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion des factures et des paiements des biens et/ou des services.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Sélection de nos fournisseurs.

Après une période d’inactivité ou suivant la dernière interaction avec la personne concernée de :

1 année

Gestion et suivi de nos fournisseurs.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion des factures et des paiements de nos fournisseurs.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Sélection de nos partenaires.

Après une période d’inactivité ou suivant la dernière interaction avec la personne concernée de :

1 année

Gestion et suivi de nos partenaires.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion des factures et des paiements de nos partenaires.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires qui peuvent lui être rattachées.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et dans le cadre du respect de nos obligations légales pendant le délai de conservation défini par la loi pour une durée de :

7 années

Respect des obligations en matière comptable, fiscale etc.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et dans le cadre du respect de nos obligations légales pendant le délai de conservation défini par la loi pour une durée de :

7 années

Respect des obligations légales et réglementaires en relation et spécifiques avec notre secteur d’activité.

Les données sont conservées le temps nécessaire au respect des nos obligations légales et réglementaires.

-

Réalisation d’opérations de restructuration d’entreprise (fusions & acquisitions) et la réalisation d’audit internes et externes.

Les données sont conservées le temps nécessaire au respect des nos obligations légales et réglementaires.

-

Réalisation d’actions de prospection commerciale et de marketing.

Au retrait du consentement ou suivant une période d’inactivité ou d’absence d’interaction avec la personne concernée de :

3 années

Réalisation d’enquêtes de satisfaction et d’études clients.

Au retrait du consentement ou suivant une période d’inactivité ou d’absence d’interaction avec la personne concernée de :

3 années

Garantir la sécurité des réseaux informatiques, de l’information et des données.

Les données sont conservées le temps nécessaire afin de garantir la sécurité de nos réseaux informatiques et de notre plateforme.

-

Dans le cadre de nos efforts pour maintenir notre site internet sécurisé et prévenir les fraudes.

Les données sont conservées le temps nécessaire afin de garantir la sécurité de nos réseaux informatiques et de notre plateforme.

-

Etablissement de statistiques en lien avec l’utilisation des services.

Au retrait du consentement ou suivant une période d’inactivité ou d’absence d’interaction avec la personne concernée de :

12 mois

Gestion des impayés et des activités de recouvrement.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion des précontentieux et contentieux : pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat.

Pendant la durée de la relation contractuelle ou de l’exécution de mesures précontractuelles et conformément aux périodes de prescriptions légales, définies par les législations nationales applicables, pour une durée de :

7 années

Gestion du recrutement et des candidatures y compris via notre site internet ou des sites tiers.

Après une période d’inactivité ou suivant la dernière interaction avec la personne concernée de :

1 année

Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur notre politique en matière de conservation de vos données personnelles pour chaque finalité de traitement vous concernant, vous pouvez nous contacter via nos canaux de communication indiqués dans la Section I “Comment nous contacter ?”.

Est-ce que les données sont transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Dans le cadre de la poursuite des finalités de traitement décrites dans la Section III (“Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?”), vos données personnelles peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE).

Dans ce cas, nous avons mis en oeuvre les mesures de protection suivantes afin de garantir la sécurité de vos données personnelles et vos droits individuels.

  • Transfert dans un pays faisant l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne (art. 45 du RGPD).
  • Transfert sur la base des clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission Européenne (art. 46-2(c) du RGPD) ou par les autorités de contrôle (art. 46-2(d) du RGPD).

Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur le transfert de vos données personnelles dans des pays tiers, en nous contactant via nos canaux de communication indiqués dans la Section I “Comment nous contacter ?”.

Section V - Quels sont vos droits ?

Introduction

Vous avez des droits en lien avec l’utilisation de vos données personnelles. Ces droits varient en fonction de la base légale utilisée pour justifier le traitement de vos données personnelles et de certaines finalités de traitement.

Lorsque vous exercez un droit (p. ex. : un droit d’accès, d’effacement, de rectification, etc.), nous pouvons vous demander de joindre tout document permettant de prouver votre identité si nous avons des doutes raisonnables sur cette dernière, et ce, par exemple, afin d’éviter une usurpation d’identité et de vous protéger contre un risque de fraude.

Vous pouvez exercer ces droits via les différents canaux de communication mis à votre disposition dans la Section I : “Comment nous contacter ?”.

L’exercise de vos droits est gratuit, sauf lorsque les demandes sont répétitives ou excessives, nous sommes alors en droit d’exiger le paiement de frais raisonnables basés sur nos coûts administratifs.

Droit d’être informé sur l’utilisation de vos données personnelles.

Vous avez le droit d’obtenir des informations claires sur l’utilisation de vos données personnelles et sur l’exercice de vos droits.

Droit d’accéder et de recevoir une copie de vos données personnelles.

Vous pouvez prendre connaissance et obtenir une copie des données personnelles vous concernant, ainsi que les informations suivantes :

  • si nous traitons ou non vos données personnelles et lesquelles ;
  • les finalités pour lesquelles vos données personnelles sont traitées ;
  • les destinataires à qui elles sont communiquées et la manière dont nous avons obtenu vos données personnelles ;
  • la durée de conservation des données ou les critères qui déterminent cette durée.

Ce droit comporte des exceptions et s’exerce sous réserve du respect des droits et libertés des tiers (par exemple : nous ne pouvons pas vous communiquer des informations concernant d’autres personnes).

Vous pouvez effectuer votre demande par les différents canaux de communication que nous mettons à votre disposition.

Droit d’obtenir la rectification de vos données personnelles.

Dans le cas ou vos données personnelles seraient incomplètes, inexactes ou tout simplement plus à jour, vous avez le droit de demander leur rectification. Ce droit nous permet d’éviter de traiter ou diffuser de fausses informations sur vous.

Droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles.

Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles lorsque elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Néanmoins, nous pouvons refuser de procéder à cette opération lorsque nous devons continuer à traiter vos données personnelles, notamment lorsqu’elles sont nécessaires à la satisfaction de nos obligations légales ou à des fins de preuve.

Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles.

Vous avez le droit de demander que le traitement de vos données personnelles soit limité (c-à-d « bloqué », « verrouillé ») dans certains cas précis. En cas d’exercice de ce droit, nous devons nous abstenir d’accomplir quel qu’autre traitement que ce soit sur les données personnelles en cause, pour le temps nécessaire à l’exercice de votre droit.

A moins qu’une telle communication ne se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés, nous notifierons chaque destinataire auquel les données personnelles ont été communiquées.

Droit d’opposition au traitement de vos données personnelles.

Vous disposez d’un droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certains cas.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci est basé sur notre intérêt légitime. Notez que ce droit n’est pas un droit à la suppression simple et définitive de toutes vos données personnelles ou du compte qui vous est rattaché. Nous pouvons refuser cette demande dans le cas de motifs légitimes et impérieux ou dans le cas ou le traitement des données personnelles serait nécessaire à la constatation, exercice ou défense de droits en justice.

Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données personnelles soient traitées à des fins de marketing direct. Ce droit s’applique notamment au traitement de vos données personnelles à des fins de communications publicitaires (p. ex. pour ne plus recevoir de prospection commerciale, de newsletter en ligne, etc.).

Vous avez le droit de vous opposer au profilage, ce droit s’applique toujours quand le profilage est lié au marketing direct.

Droit de retirer votre consentement à tout moment.

Quand le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, il est possible de le retirer à n’importe quel moment pour le traitement de vos données par nos soins ou celui de nos sous-traitants éventuels.

Vous pouvez effectuer votre demande par les différents canaux de communication que nous mettons à votre disposition. Vous pouvez également changer d’avis par le biais de ces mêmes moyens.

Droit à la portabilité de vos données personnelles.

Lorsque nous traitons vos données personnelles à l’aide de procédés automatisés et sur base de votre consentement ou de l’existence d’un contrat, vous avez le droit de récupérer gratuitement les données que vous nous avez communiquées (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et le cas échéant de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Ce droit à la portabilité des données personnelles n’est cependant pas général. Seules les données recueillies avec votre accord ou dans le cadre d’un contrat sont concernées. Le droit à la portabilité concerne des informations que vous avez activement et consciemment fournies (p. ex. par le biais du remplissage d’un formulaire d’inscription en ligne) mais également les données observées par le biais de l’utilisation faite de notre service ou produit. Par contre, il ne concerne pas les données dérivées ou inférées à partir des informations que vous avez fournies.

En cas d’impossibilité technique de procéder au transfert direct des données à un autre responsable de traitement, nous vous communiquerons une copie de vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle.

Dans le cas ou vous ne seriez pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous avez le droit de faire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle en charge de la protection des données personnelles de votre pays de résidence ou de travail.

La liste des autorités de contrôle des pays de l’UE est disponible sur le site internet de l’EDPB (European Data Protection Board).

Belgique :

Autorité de protection des données - Gegevensbeschermingsautoriteit (APD-GBA)

Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

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